Télétravail, travail à distance ou home office : guide pour survivre au confinement

L’activité économique et notre vie sont bouleversées. Plusieurs entreprises ont été prises au dépourvu et ne savent pas comment s’y prendre pour tenter de poursuivre leur activité.

Du coup, avec le confinement des Français à domicile, beaucoup plus de salariés inexpérimentés sont en train de télétravailler sans préparation.

En temps normal, le télétravail se prépare et l’entreprise aboutit à un accord ou à une charte négociée avec les partenaires sociaux. Ce document fixe le cadre d’exercice du télétravail avec les obligations des deux parties : maintien des droits et de la protection du salarié, populations éligibles au télétravail, conditions de demande du télétravail, nombre de jours autorisés, conditions de réversibilité, etc.

Sauf que, dans le contexte des grèves ou, comme aujourd’hui, de la pandémie de coronavirus, les entreprises n’ont pas pu préparer le passage en télétravail. Voilà donc quelques bonnes pratiques pour vous aider, éviter le chaos, conserver la productivité et le confort de travail des salariés.

Quelle différence entre home office et télétravail ?

Pour faire bref, on désigne par télétravail, le fait qu’un salarié de l’entreprise exerce son travail en dehors des locaux de son employeur de façon régulière et volontaire. C’est une forme d’organisation qui est encadrée et peut-être réversible.

Alors qu’on parle de Home office lorsqu’un salarié effectue son travail ponctuellement à distance de son lieu habituel pour différentes raisons. Cette seconde forme n’est pas forcément contractualisée. (Nécessite cependant de conserver les mêmes obligations en termes de santé et de sécurité du travail)

Quels sont les enjeux pour une équipe physiquement éloignée ?

Le télétravail nécessite une adaptation forte dans la façon de gérer les individus et les projets. Il demande aussi la mise en place de points formels périodiques, là où le coin café permettait des échanges impromptus. Le point le plus compliqué est de prendre en compte la communication non verbale, les ressentis et l’isolement du salarié.

Il est donc important de communiquer davantage pour éviter le suivi des informations. Il permet cependant d’être beaucoup plus efficace pour les tâches nécessitant une forte concentration.

Organiser son espace de travail

L’idéal c’est de disposer d’un espace de travail dédié dans son habitation. Sauf que tout le monde n’a pas forcément un logement suffisamment grand pour cela. Trouvez au moins une table avec un siège confortable réglé à la bonne hauteur.

La difficulté c’est qu’on ne retrouve pas chez soi le confort de l’équipement du bureau comme par exemple un 2ème écran qui augmente la productivité d’environ 30%.

En tout cas, évitez le travail dans le canapé façon coworking. Pourquoi pas de temps en temps, mais évitez au début.

Quels outils utiliser pour gommer la distance ?

L’informatisation des outils de pilotages visuels est nécessaire. Il n’est plus vraiment aisé de partager des post-it , ce qui engendre une nécessité de mettre en place des outils communs et surtout de veiller à ce qu’ils soient alimentés et suivis de tous.

De nombreux outils existent pour gommer cette distance :

• Des agendas partagés entre les collaborateurs pour augmenter la visibilité
• Un chat d’entreprise pour du partage d’informations rapides et impromptus
• Des points réguliers avec un système de visio-conférence immersif, facile d’utilisation avec une gestion de présence et de partage de documents (Microsoft Teams par exemple).
• Une gestion fine de la prise d’appels pour éviter les transferts inutiles et conserver un accueil transparent pour le client.
• Un stockage centralisé des documents
• L’utilisation de documents collaboratifs éditables à plusieurs
• Et bien sûr une sécurisation dans les connexions, le stockage et les échanges d’informations.

Qu’en est-il de l’efficacité et de l’ambiance de travail ?

Nous faisons le constat que si les outils en place sont bien configurés et le management adapté, l’efficacité et la productivité en sont améliorées. La concentration accrue, la responsabilité et l’implication des acteurs sont en effet bénéfiques pour l’entreprise.

La mise en condition de travail passe par le mental. Faites donc comme si vous alliez au bureau :

• lavez-vous et prenez votre douche
• habillez-vous, ça vous aidera à vous mettre dans un état d’esprit professionnel
• il y a débat pour les pantoufles : certains estiment qu’il vaut mieux même mettre ses chaussures.

Et puis, on ne sait jamais, vous allez probablement communiquer en webconférence pendant votre journée alors soyez prudents. Ne prenez pas l’exemple du monsieur dans l’image ici-dessus !

Certains télétravailleurs ont besoin de créer une coupure entre le temps privé et le temps de travail. Faire le tour de votre maison, cuisiner ou vous occuper de vos animaux ou de vos enfants sont de bonnes solutions. Petit conseil : évitez de jouer à votre PlayStation 4 ou Nintendo Switch. Ça pourrait vous prendre beaucoup TROP de temps …

Informez vos proches des règles du jeu

Il est difficile de télétravailler avec ses enfants qui ne comprennent pas pourquoi papa ou maman n’est pas disponible alors qu’elle ou il est à la maison. Habituellement ce n’est pas conseillé mais nous sommes dans des conditions inédites de confinement avec fermeture des écoles.

Donc vous devez vous adapter et prendre le temps d’expliquer la situation à votre famille. Cela vous évitera de vous mettre en difficulté si un de vos petit vous harcèle pendant une visioconférence.

Cela dit, on arrive à s’organiser et à travailler chez soi tout en profitant de ses enfants en même temps : c’est possible !

D’ailleurs, à ce propos, si vous manquez d’idées pour occuper vos enfants en dehors de leurs séances d’école à distance, vous trouverez pleins de ressources sur cette page collaborative.

Qui dit horaires de travail dit… pauses

Si vous débutez vraiment en télétravail il vous sera peut-être utile de vous imposer à vous-mêmes un cadre horaire semblable à celui du bureau. Quitte à l’assouplir quand vous aurez acquis un peu d’expérience.

Ne culpabilisez pas, se créer un cadre de travail n’est pas honteux. Victor Hugo ou Balzac s’imposaient des horaires de travail réguliers. Mais vous n’êtes pas obligés de travailler la nuit…

Et qui dit horaires de travail dit… pauses. Pensez à en faire régulièrement, à marcher et à boire de l’eau. C’est l’occasion de boire un café en même temps que vos collègues mais à distance. L’équivalent de la machine à café de l’entreprise à distance.

Rappelez-vous qu’une pause de 20 minutes est obligatoire au bout de six heures de travail échues.

Cette obligation est énoncée à l’article L3121-33 du Code du travail:

« Dès que le temps de travail quotidien atteint six heures, le salarié bénéficie d’un temps de pause d’une durée minimale de vingt minutes.

Des dispositions conventionnelles plus favorables peuvent fixer un temps de pause supérieur ».

Cela signifie que le salarié ne peut exiger de prendre une pause après 5 heures et 40 minutes de travail ; il doit avoir effectué 6 heures de travail effectif avant d’être en droit de prendre une pause de 20 minutes (Cass soc 13 mars 2001 n° de pourvoi 99-45254 ).

Ce cadre horaire correspond d’ailleurs probablement à celui dans lequel vos collègues ou managers – eux aussi en télétravail – seront disponibles.

Pensez à communiquer

On dit que le télétravail isole. Peut-être que vous avez peur de rester seul. C’est une bonne raison de communiquer avec vos collègues. Vous avez à votre disposition toute une palette d’outils, à vous de choisir le meilleur pour chaque usage :

• le téléphone : un coup de fil est intrusif et oblige votre correspondant à sortir de son travail, à se déconcentrer. Réservez-le aux sujets urgents et importants
• la messagerie instantanée : c’est peut-être l’outil le plus important du télétravailleur. Il peut être utilisé pour chatter en mode synchrone (votre correspondant est à l’autre bout du fil) ou asynchrone (il répondra quand il sera disponible). Vous avez le choix des outils ou ils peuvent aussi être imposés par l’entreprise : Whats’App, Slack, Telegram (qui a la particularité de bien capter même quand le réseau est de mauvaise qualité), Skype…
  Elle permet de recréer un collectif de travail virtuel. Après les premiers jours de bavardages probablement excessifs, les conversations devraient se stabiliser au fur et à mesure que les participants prendront l’habitude de l’utiliser.
  On laisser connectée en permanence et répondre ou pas aux messages. On peut si besoin se signaler en mode occupé ou désactiver les notifications pour ne pas être dérangé.
• la webconférence : un outil pour organiser des réunions dans lesquelles vous pourrez vous voir en vidéo, partager des documents ou votre écran, chatter. Là aussi les outils sont nombreux : Google Hangout, Zoom, Teams, Whereby ou Tandem qui possède la particularité de s’adapter aux outils que vous utilisez déjà.
  Puisqu’on parle de réunion, profitez de cette épreuve du confinement pour modifier vos pratiques de réunions. Finis les tunnels de 2h que vous connaissez en mode présentiel, pendant lesquels les participants dorment les yeux ouverts, gèrent leurs mails ou rêvent. Faites des réunions courtes, opérationnelles avec un ordre du jour.
• le mail : comme vous le constatez il ne vient pas en 1er dans la liste des outils. Mal utilisé, le mail est une plaie chronophage. Préférez-lui le chat pour des messages fugaces. Utilisez le mail pour des sujets complexes qui doivent laisser des traces écrites et pouvoir être archivés.

Donc, pour résumer, pour faire suivre ce petit Guide du télétravail à vos collègues, utilisez plutôt le chat et éventuellement le mail. Mais pas le téléphone ni le SMS.

Faites communauté

Si vous managez une équipe, ne la laissez pas seule, chaque membre est peut-être démuni devant le maniement des outils et isolé. Sur-communiquez par rapport à ce que vous feriez en présentiel :

• dites bonjour le matin par exemple
• papotez lors d’une pause à heure fixe
• relayez les informations de l’entreprise
• ne laissez pas les membre de votre équipe se poser des questions angoissantes sur la situation et sur leur travail
• montrez que vous êtes disponible.

Et, tant qu’on y est, pensez à rappeler les consignes de sécurité à vos collaborateurs ou collègues et à aller à leur devant s’ils ne sont pas très participatifs dans la communauté. Soyez leur guide du télétravail !

Ne vous contentez pas de discuter boulot. Vous pouvez aussi proposer des activités communes de détente comme des cours de yoga partagés en ligne via Skype ou tout autre outil de communication que vous utilisez régulièrement.

Attention à Netflix !

Cela peut vous arriver au bureau aussi, mais chez vous la tentation de renvoyer votre travail à plus tard peut être forte si vous n’avez pas l’habitude d’être hors du contexte du bureau. Entreprendre de toute urgence le nettoyage à fond de la maison ou visionner le dernier épisode de The Good Place , cela peut être beaucoup plus urgent que de vous mettre au boulot !

On connaît et aucun truc ne peut en venir à bout. C’est un peu comme les régimes et les bonnes résolutions, on revient toujours au grignotage. Sauf que, de nouvelles recherches auraient mis en évidence un remède efficace : commencer, même modestement, une tâche qui nous répugne.

On observe que lorsqu’on a commencé une tâche il est assez simple de continuer. Donc pour limiter la procrastination faites en sorte que votre objectif soit simple pour pouvoir vous y mettre tout de suite. « En faisant cela vous vous libérez de vos sentiments pour vous concentrer sur une action facilement réalisable ».

Soyez prévenants

Comme nous venons de dire, nous vivons une situation inédite : confinement, quasi-couvre feu, risque important pour notre santé et celle de nos proches, chaos économique. Autant de sources d’angoisse et d’inquiétude.

La découverte du télétravail, des outils et des usages dans de mauvaises conditions, sans préparation n’arrange pas la situation.

Alors soyez bienveillants, aidants et prévenants pour vos collègues.

Pensez à la sécurité de votre travail

Si vous travaillez dans une entreprise il est probable que la direction informatique vous ait équipé d’un VPN (Virtual Private Network), une solution pour sécuriser la connexion entre votre ordinateur et les serveurs de l’entreprise. Sinon, il peut être utile de vous équiper avec une solution comme l’une de celles-là.

Pensez aussi à sécuriser votre connexion WiFi en changeant le mot de passe d’origine (et en le changeant régulièrement) et en activant le cryptage WPA.

Wi-Fi Protected Access (WPA et WPA2) est un mécanisme pour sécuriser les réseaux sans-fil de type Wi-Fi. Il a été créé au début des années 2000 en réponse aux nombreuses et sévères faiblesses que des chercheurs ont trouvées dans le mécanisme précédent, le WEP.

Wikipedia

Protégez-vous toujours du coronavirus

Ce n’est pas parce que vous êtes confinés pendant cette pandémie que vous n’irez pas faire vos courses, acheter du pain ou faire un tour (pas en groupe mais seule(e), un km maxium, éventuellement avec votre chien). Alors n’oubliez pas les consignes à commencer par les bons gestes : lavez-vous les mains et éternuez dans votre coude.

Pour résumer, voici quelques citations sur le télétravail !

« Un environnement de travail que je n’aurais pas pu allier avec mes souhaits de vie personnelle qui m’épanouissent au quotidien. Ayant travaillé en local et à distance sur le même poste, je ne vois que des avantages au télétravail. » Benjamin, Marketing

« Un bon challenge qui s’est transformé en une belle expérience et de belles rencontres qui s’impliquent en plus dans un mouvement EcoCitoyen » Arnaud, Commercial

“Un challenge intéressant côté RH, et une nouvelle organisation du travail adaptée aux souhaits des salariés leur permettant de combiner leur travail et avec un lieu de vie moins citadin” Guilaine, RH

« La possibilité de fidéliser une équipe très productive tout en optimisant les coûts et l’empreinte Carbone. » Laurent, Dirigeant

Source et quelques textes : https://zevillage.net